Чеки на проживание в отеле: почему они так важны во время командировки?

Командировка – мероприятие, требующее соответствующей подготовки. Она заключается не только в сборе вещей, четком планировании дел, выполнение которых поможет в решении рабочих вопросов, но и в оформлении чеков. Платежные документы нужны для того, чтобы подтвердить расходы, с которыми пришлось столкнуться в командировке, для дальнейшей компенсации в бухгалтерии.

Если командировочному специалисту требуются гостиничные чеки в Санкт-Петербурге – это город, где в их оформлении может помочь любой отель, работающий официально. Многие, однако, игнорируют их оформление. Почему это неправильно? В чем важность таких документов?

Необходимость чеков

1. Что случится при отсутствии документа? Перед рабочей поездкой начальство должно поставить подпись под соответствующим приказом, бухгалтерия – выдать аванс, дать инструкции относительно оформления документов, необходимых для подтверждения трат. В каждой организации свои внутренние порядки, так что точный список документов может отличаться, но чеки в нем будут обязательно. Проживание – статья, подразумевающая наиболее значительные траты. Если не подтвердить расходы чеками, то компания-работодатель имеет право не компенсировать их, придется расстаться со значительной частью зарплаты;
2. Имеет ли право бухгалтерия отказать в принятии гостиничного чека? Важно не просто предъявить чек. Необходимо, чтобы документ на 100% удовлетворял актуальным законодательным требованиям, принципам оформления, в противном случае сотрудники бухгалтерии признают его недействительным. Важнейшее требование – проведение документа через онлайн-кассу. Проверить этот факт несложно, нужно убедиться, что на чеке есть код QR, установить на смартфон специальную программу-сканер и проанализировать код. Если утилита без проблем фиксирует его, выводит на экран необходимую информацию, значит, оформление прошло по правилам. QR-код – важнейшее подтверждение факта легальности работы гостиницы. Когда она оформляет чек при помощи онлайн-кассы, информация автоматом передается в ОФД;
3. Каждый отель имеет право на выдачу чека? Если организация входит в число легальных плательщиков ПСН и ЕНВД, не использует ККТ, чек она выдать не может. Лучше заранее подобрать отель, обратить внимание на то, что он действительно может чек. Если заселение происходит сумбурно, в ночное время, есть приличный риск того, что придется самостоятельно оплачивать все траты, касающиеся проживания;
4. Зачем сотрудникам бухгалтерии бумаги, подтверждающие расходы, связанные с проживанием? Если организация находится в государственной собственности, финансируется из бюджета, то ответ очевиден – бухгалтерия всегда подвергается проверкам со стороны уполномоченных органов, задача которых – поиск фактов нецелевого расходования денег. Если же предприятие частное, то проверяющая инстанция – налоговая инспекция. Если проверка покажет, что документы оформлены некорректно, предприятие может столкнуться с серьезными штрафами.

Чек при отсутствии реального проживания: допустимо ли?

Да, некоторые гостиницы предлагают оформить чек даже тем, кто реально не жил у них. Основное требование в данном случае – подготовка чеков именно действующей гостиницей, с соблюдением правил оформления, перечисленных выше. Обычная бумажка-подделка будет без труда вычислена.

Ответственные компании оформляют чек так, что информация фиксируется даже в официальном архиве. Это нужно для того, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов даже при проведении комплексных проверок.