Как снизить расходы на ведение архива после перехода на КЭДО

Онлайн подписывайте все электронные документы с помощью ЭЦП бесплатно — https://dobyto.ru/sign/.

Перейдя на электронный кадровый документооборот, наша компания снизила расходы на ведение архива почти на 400 000 рублей. Нам не пришлось брать в аренду новое помещение, ведь текущие документы вы оформляем электронно. Также была сокращена должность кадровика-архивариуса, что снизило фонд оплаты труда. Уже эта экономия полностью окупила затраты на внедрение КЭДО.

Способы снижения затрат на ведение архива

При слове архив вы наверняка представите огромное помещение, заставленное стеллажами и папками с документами. При обычном (бумажном) документообороте дело обстоит именно так. Но если перейти на КЭДО, что уже сделали многие работодатели, то обязательно сэкономите. У нас расходы сократились по следующим направлениям:

• на 250 000 рублей в год, которые мы выделили на аренду нового помещения под хранение кадровых документов (после перехода на КЭДО мы перераспределили статьи бюджета);
• примерно на 80 000 рублей на бумагу, канцтовары и оргтехнику для ведения архива (это цифра в годовом выражении);
• почти на 60 000 рублей, которые пришлось бы заплатить за установку и обслуживание систем противопожарной защиты в архивном помещении (это обязательное требование закона).

К сожалению, за годы работы компании у нас накопился большой объем бумажных документов. Для удобства, мы оцифровали их и загрузили в базу КЭДО. Но уничтожить письменные документы нельзя, так как их срок хранения еще не истек. Тем не менее, поскольку не пришлось арендовать еще одно помещение для расширения архива, мы значительно сэкономили на данных расходах.

Сокращение должности архивариуса не дало прямой экономии. Так как мы не хотели терять ценного работника, вы открыли для него новую должность с равнозначной оплатой труда. Однако сокращение позволило оптимизировать работу отдела кадров и перераспределить нагрузку. Эффективность полезных действий кадровиков стала выше, и это сразу отразилось на общих показателях.

Электронный архив ведется прямо в сервисе КЭДО. Документы можно хранить на своем или облачном сервере, причем оба способа безопасны. При подключении вы сами настраиваете структуру папок и баз данных, чтобы быстро искать нужную информацию. Ограниченный доступ к архиву можно предоставить вашим штатным сотрудникам. Текущей работой с архивными документами у нас занимаются кадровики.

Да, переход на КЭДО всегда сопровождается приличными расходами. Но даже без учета экономии на ведении архива, вы обязательно снизите текущие затраты. Судя по нашей практике, вы окупите все расходы уже в течение первого года (а вполне может быть и раньше). Тарифные планы за текущее обслуживание сервиса КЭДО тоже не станут для вас слишком обременительными.

Если вы тоже хотите оптимизировать бюджет и сократить расходы на документооборот, подключайте к сервисам «Добыто». Контакты для связи: телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты [email protected], сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.