Виртуальная АТС — выгода для бизнеса

Все чаще представители бизнеса делают выбор в пользу виртуальных АТС, отдавая им предпочтение вместо традиционных «железных». И статистика — яркое тому подтверждение. Посудите сами: по результатам 2020 года рынок виртуальных АТС вырос на 19%, а объем рынка фиксированной телефонной связи упал на 11%.

Причин популярности (а равно и преимуществ) IP АТС немало. Стоит с ними разобраться.

Виртуальная АТС и финансовые выгоды

Благодаря использованию (ВАТС) можно экономить не только на телефонных звонках, но и на некоторых других моментах. Подробности — ниже.

Экономия при развертывании АТС

Опыт многих компаний и результаты исследований показывают, что затраты на развертывание ВАТС существенно ниже вложений на организацию работы «железной» автоматизированной телефонной станции. И разница может достигать 80-90%. 

Очевидно, что IP АТС — отличный выбор для компаний, которым важно запустить бизнес-процессы с минимальными вложениями (а такая проблема актуальна практически для любого начинающего бизнеса).

Экономия в процессе эксплуатации ВАТС

При использовании виртуальный бизнес экономит:

• На звонках внутри сети. Практически у любого провайдера плата за общение между абонентами корпоративной IP АТС внутри сети не взымается.
• На международных и междугородних звонках. В зависимости от региона, в котором находится клиент, и от региона, в который совершаются звонки, междугородние и международные вызовы могут обходиться до 4 раз дешевле, чем при использовании услуг фиксированной телефонной связи. Экономия получается приличная.
• На обслуживающем АТС персонале. С обслуживанием ВАТС вполне может справиться штатный системный администратор (пусть даже придется ему немного доплачивать за эти функции, но это все равно дешевле содержания в штате отдельного специалиста). 
• На операторах и секретарях. Благодаря интерактивному меню (IVR), для которого используется искусственный интеллект, можно отказаться от секретарей. Распределение звонков, запись клиентов и множество других процедур легко автоматизируются при использовании виртуальной автоматизированной телефонной станции. С помощью виртуальной АТС можно организовать не только обработку входящих звонков. Современные провайдеры предлагают функционал для совершения обзвонов клиентов. За счет него также можно неплохо разгрузить специалистов и решать задачи меньшими силами.
• На обслуживании оборудования. Для развертывания ВАТС требуется подключение к интернету. Необходимости в прокладке отдельных телефонных линий  и приобретении специализированного оборудования нет. Это существенно снижает эксплуатационные расходы.

В общем, экономических эффектов от внедрения ВАТС для бизнеса немало. Выше рассмотрены только очевидные, «универсальные». А ведь, в зависимости от специфики бизнеса, могут быть и другие моменты, позволяющие экономить.

Преимущества виртуальной АТС для бизнеса с мобильными и удаленными сотрудниками

ВАТС поможет объединить в единую сеть всех сотрудников компании, независимо от того, в каком регионе они находятся. Чтобы удаленному работнику подключиться к виртуальный автоматизированной станции, потребуется программный телефон (софтофон) или SIP-телефон и доступ в интернет. Для совершения исходящих и приема входящих вызовов посредством IP-телефонии будет достаточно скорости интернет-подключения 64 кбит/сек.

Если в штате вашей компании много мобильных сотрудников, постоянно работающих на выезде, их тоже можно подключить к корпоративной виртуальной АТС. Благодаря технологии FMC к ВАТС подключаются мобильные телефоны с SIM-картами различных операторов. При этом таким пользователям можно назначать внутренние короткие номера. Звонки с/на мобильные телефоны, подключенные к корпоративной IP АТС для бизнеса, совершаются бесплатно. Мобильному пользователю требуется только установить программный телефон на свой смартфон (ну и доступ в интернет нужен, естественно). При использовании услуг фиксированной телефонной связи о таких возможностях говорить не приходится.

Инструменты для контроля и оценки качества — важные преимущества IP АТС для бизнеса

Современные ВАТС предлагают массу полезных инструментов, при помощи которых владельцы бизнеса смогут контролировать качество обслуживания клиентов и работу операторов (менеджеров). 

Например, функционал выставления оценок звонящими (после общения с оператором) позволит отслеживать эффективность сотрудников, оценивать уровень удовлетворенности клиентов, с которыми они общаются. Если нужно понять, что оператор делает не так — не проблема. При использовании ВАТС организуется запись телефонных звонков (сроки хранения могут быть разными, по желанию бизнеса). При необходимости можно воспользоваться поиском по фразам или анализом с помощью ИИ, чтобы найти «острые» моменты.

Зная слабые места менеджеров, используемых ими скриптов и алгоритмов для общения с клиентами, бизнес получает возможность оперативно реагировать на ситуацию и вносить необходимые коррективы, чтобы улучшать качество обслуживания клиентов.

С ВАТС можно сказать «нет» упущенной выгоде из-за пропущенных звонков

Недозвоны и слишком долгое ожидание ответа на звонок — острые проблемы для субъектов бизнеса из разных сегментов. С помощью виртуальной АТС от них можно избавиться раз и навсегда. Помогут в этом такие функции и опции, как:

• Управление вызовами о очередями. В ВАТС можно реализовать различные сценарии управления вызовами. Причем делается все довольно просто, в несколько кликов. Каких-то сложных и долгих настроек системы не требуется.
• Голосовое меню вкупе с технологиями распознавания голоса на основе ИИ. Благодаря IVR с искусственным интеллектом вы сможете организовать полноценный диалог со звонящим клиентом. Это поможет ему отвлечься во время ожидания очереди, что позволит не потерять лояльность.
• Функционал для заказа обратного звонка. Позволит минимизировать ущерб от недозвонов в нерабочее время. Клиент сможет заказать обратный звонок на удобное ему время. 

Инструменты аналитики как преимущества ВАТС

Важное преимущество, из-за которого бизнес-субъекты разного масштаба выбирают ВАТС — большой выбор инструментов аналитики. Вы сможете получать важные данные без подключения дополнительных сервисов и программ. Телеком-провайдеры, оказывающие услуги подключения к ВАТС, предлагают более 100 разнообразных инструментов и опций, среди которых множество полезных для аналитики. Вот некоторые из них:

• Подсчет количества успешных звонков. Может осуществляться по разным критериям: длительность, совершение целевого действия и т.д.
• Определение временных промежутков, когда звонки получаются наиболее эффективными.
• Анализ распределения нагрузки на операторов и менеджеров с детализацией по разным промежуткам времени (часы, минуты, дни, недели и так далее).
• Определение среднего времени ожидания в очереди, количества переводов звонков на операторов/менеджеров, подсчет service level по звонкам.
• Распределение входящих звонков по источникам. Такая аналитика помогает в анализе различных рекламных каналов и кампаний. 

Современные ВАТС могут иметь инструменты не только для аналитики постфактум, но и для реал-тайм мониторинга различных параметров и метрик.

Интеграция с внешними сервисами — важный плюс ВАТС

Кроме того, виртуальные АТС могут выступать в качестве источников данных (аналитических и не только) для различного рода внешних программ и сервисов. С помощью готовых модулей или API IP АТС могут интегрироваться с CRM и BPM-системами, сервисами аналитики и другими решениями, которые используются бизнесом.

Простота масштабирования 

Еще один важный плюс виртуальной АТС для бизнеса — простота масштабирования системы. Если нужно добавить абонентов, делается это очень просто: обеспечьте их выходом в интернет, SIP- или программным телефоном, и можно работать. Нет необходимости в прокладке телефонных линий и приобретении какого-то оборудования. Если эти абоненты/рабочие места больше не понадобятся, они без проблем отключаются, и платить за неиспользуемые ресурсы не придется.

Кроме того, виртуальная автоматизированная телефонная станция для бизнеса — это еще и отсутствие географической привязки к месту расположения офиса. Если нужно переехать — нет проблем. Офис переезжает, на новом рабочем месте компьютеры и SIP-телефоны подключаются в сеть, производятся несложные манипуляции с настройками ВАТС, и можно пользоваться станцией в привычном режиме. 
 
В общем, виртуальная АТС — это сплошные плюсы для бизнеса. Хотите конкретных примеров, на которые можно обратить внимание? Рассмотрите ВАТС от «Телфин». Можно с уверенностью сказать, что при ее использовании вы получите все из указанных преимуществ. Этот телеком-провайдер работает в данной сфере более 17 лет. За это время им создана мощная инфраструктура, а услуги проработаны и продуманы до мелочей.

Здесь можно арендовать виртуальную АТС для малого бизнеса, небольшой, только начинающей работу компании, а также для огромной организации с множеством сотрудников и распределенной сетью филиалов. Компания предлагает выгодные тарифы на местные, междугородние и международные звонки. Также предлагается большой выбор дополнительных инструментов и услуг, позволяющих повысить эффективность виртуальной АТС.