4 типа планирования: на год, на месяц, на неделю, на день

«Человек, который осмелился потратить час времени впустую, еще не осознал ценность жизни» - слова Чарльза Дарвина. Живя в условиях современной жизни, когда каждая минута на счету, с ним невозможно не согласиться. Умение управлять своим временем – это не просто важная вещь. Это необходимость для людей, которые хотят успевать всё – и эффективно работать, и отдыхать, и уделять внимание своему саморазвитию.

Вопрос времени и планирования для многих людей сейчас является острой проблемой: каждый день мы должны выполнять множество задач, которые перетекают одна в другую. Довольно сложно понять, какая из них является более приоритетной, а какая может подождать; какой нужно посвятить много времени, а с какой вы справитесь очень быстро. Если научитесь всем этим управлять, то сможете жить так, как вы хотите – и в плане карьеры, и в плане семьи и отдыха.

Книг о планировании и тайм-менеджменте очень много. И, если быть до конца честными, большинство из них бесполезны, так как не дают практических советов. Недавно мы наткнулись на книгу Эрика Бертрана Ларссена «На пределе». Эта книга замечательна тем, что действительно дает понимание того, как начать использовать свои возможности на максимум. Планированию своего времени в этой книге посвящено несколько разделов, в этой статье мы расскажем лишь о нескольких полезных советах, которые там нашли.

Почему планирование так важно

Управлять своим временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите повысить свои шансы на успех в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Конечно, вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные показатели своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.

Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на спад.

Планировать свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.

Планирование на год

Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и те, которыми вы хотите заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только касательно карьеры и работы, но и личной жизни. 

Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта и так далее. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может быть и просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.

Планирование на месяц

Планы на месяц нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более конкретизированными.

О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.

Важный момент, который многие упускают: при составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.

В планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие выходные поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой именно неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.

Не держите свои планы исключительно в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность выполнения задач, зафиксированных в календаре, гораздо выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.

Планирование на неделю

Планы на неделю составляются в воскресенье вечером. Если вам комфортнее планировать утром, то делайте это в понедельник перед началом рабочего дня.

То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к вашим глобальным целям – тем, которые вы описали в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы. Особенно важно записывать в недельный план то, что вы никак не решаетесь сделать или ленитесь. Хотите три раза в неделю бегать по утрам? Запишите в план конкретные дни и время, когда вы будете это делать. Боитесь серьезного разговора с коллегой, провести который всё же придется? Обозначьте дату, когда вы наконец это сделаете. Вносите в свой недельный план любые задачи, которые отнимут у вас время (даже небольшое) и затратят ваши внутренние ресурсы.

Планирование на день

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, гораздо приятнее.

Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-либо абстрактным или не до конца определенным задачам. Именно поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.

Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой. Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или же записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда буквально в любой момент.

Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно выполнить в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Также он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по длительности.

Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем быстрее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.

Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех людей, которые хотят сделать много, но не заботятся о качестве выполненного. Только делая одно дело за раз, вы сможете быть максимально эффективны. 

После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.