Гостиничный чек: где купить и зачем это нужно

Находясь долго на службе в крупной компании, отправиться в командировку хотя бы раз в жизни точно придется. Жить в гостиницах бывает не всегда удобно, особенно если в городе есть у кого остановиться.

Нюанс заключается в том, что люди в командировке должны предоставлять гостиничные чеки. Только где их взять, если в отель сотрудник даже не заходил?

Смысл командировки

Суть рабочей командировки заключается в том, что фирма отправляет своего сотрудника для выполнения служебных задач в другой город иногда даже другую страну. Такому человеку на руки выдаются деньги, за которые он в незнакомом месте будет жить и питаться. Несмотря на всю преданность компании, которая может быть у сотрудника, желание приехать из такой поездки с лишними деньгами далеко не редкость.

Только вот с командировочных средств не так просто выкроить себе деньжат. А все по тому, что после рабочей поездки, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет в виде чеков, потраченных на проживание и питание.

Покупка чека: зачем это нужно

Тратить в полном объеме выданные фирмой на командировку средства не хочется никому. В частных организациях сделать это проще, поскольку там выдают достаточно денег. Относительно государственных предприятий, то там это фиксированные, причем небольшие суммы, рассчитанные на каждый день нахождения в командировке, из-за чего оставить себе даже незначительную сумму денег практически невозможно.

Распространена практика отказа от оплаты части командировочных средств если работник заселяется в хостел или останавливается у друзей. В этот момент стоит задуматься о том, чтобы воспользоваться услугами специальных фирм, готовых напечатать чек, который послужит подтверждением того, что человек жил в гостинице определенное время.

Есть еще одна причина возникновения необходимости в покупке гостиничного чека — потеря документов, на восстановление которых уйдет далеко не один день. Бывают ситуации, когда в отелях города заняты все номера и тогда сотруднику приходиться арендовать квартиру.

Покупка чеков: немного о нюансах

Любая компания, которая занимается документами, может сделать нужный чек, но, все же, в этом вопросе необходимо быть очень внимательным. Поскольку чек является подотчетным документом, он должен быть определенного образца. Обязательно на нем указывается следующее:

• название гостиницы;
• ИНН;
• период пребывания;
• печать.

Если необходимо купить чек, то лучше воспользоваться услугами компании, которая официально сотрудничает с гостиницами в нужном городе. Также в чеке обязательно должна быть указана сумма, которая была потрачена на предлагаемый номер. Здесь тоже надо проявить внимательность — сумма должна быть меньше допустимого командировочного расхода, чтобы в бухгалтерии не возникли лишние вопросы и подозрения.

Некоторые организации идут дальше и устраивать проверочные звонки в гостиницу, чтобы узнать, действительно ли их сотрудник проживал в месте, которое указано в чеке. Обратившись в надежную компанию для печати чека, можно не сомневаться в том, что пребывание будет подтверждено.

Сегодня существует множество фирм, предлагающих оформить гостиничные чеки. Для комфорта клиентов некоторые из них предлагают заказ документов через Интернет. В большинстве случаев такие компании изготавливают всю необходимую отчетную документацию, которая потребуется после командировки.

При потере командировочных чеков, удостоверяющих проживание, достаточно обратиться фирму — сотрудники свяжутся с гостиницей и все будет восстановлено в кратчайшие сроки. Выбирать такую компанию стоит внимательно чтобы не нарваться на мошенников, также стоит почитать отзывы в Интернете.