Как грамотно вести деловую переписку по почте и в мессенджерах: 10 основных правил

Пока в Украине общенациональный карантин и все офисы работают удаленно, все общение, как личное, так и рабочее перешло в онлайн. Поэтому деловая переписка стала еще более актуальной и активной.

Мы решили напомнить вам главные правила переписки по деловым вопросам, чтобы решать все дела корректно и профессионально.

ТОП-10 основных правил деловой переписки в почте и мессенджере:

1. Укажите тему письма

Когда вы пишете письмо, в нем обязательно должна быть тема, к примеру: "отчеты за март", "итоги конференции", "когда организуем онлайн-собрание?". Потому что без темы письмо скорее всего затеряется или может быть проигнорировано в потоке более важных писем.

Сюда же можно отнести правило: одна тема – одно письмо. Иначе, если вы начнете задавать вопросы в одном письме по разным проектам – начнется хаос. Это неудобно и непрактично.

2. Следите за грамотностью

Ошибки – стилистические или просто опечатки, сильно раздражают и выставляют вас в плохом свете. Поэтому старайтесь следить за грамотностью в деловых письмах и исправлять все ошибки до того, как отправили письмо.

3. Соблюдайте структуру письма

В мессенджерах с этим проще – там зачастую идут короткие сообщения, а вот электронное письмо должно обязательно делиться на абзацы, а если оно большое, то необходимо еще и выделять разделы, подзаголовки, пункты, темы.

4. Внимательно пишите имя

Самое неприятное для получателя – даже не ошибки в тексте, а ошибки в его имени или фамилии. Внимательно отнеситесь к этому пункту и обращайтесь к человеку по имени, которым он сам себя назвал (в переписке или в соцсети, если общаетесь через мессенджер). Не путайте Оксану с Ксенией, а Марию с Мариной.

Кроме того, не используйте в деловой переписке уменьшительно-ласкательные имена, можете оставить их для личных сообщений.

5. Не переходите на личности

В любой неприятной ситуации старайтесь держать себя в руках и не переходить на личности и тем более оскорбления. В этом, к слову, большой плюс переписки. Ведь, когда вы общаетесь напрямую, что можете на эмоциях сказать что-то, за что потом будете себя корить. А вот во время переписки вы можете не поддаваться эмоциям, взять себя в руки и ответить, как подобает для делового общения, избегая агрессии и оскорблений.

Если же оскорбления идут в вашу сторону – предупредите, что эти сообщения будут удалены, а требования проигнорированы.

Не забывайте, что в основе деловой переписки лежат элементарные правила вежливости.

6. Пишите в рабочее время

Вся деловая переписка должна производиться в рабочее время. Не стоит писать слишком поздно, слишком рано или в выходные дни, если в это время человек отдыхает. Во-первых, не все отключают звук на время сна и вы можете банально разбудить адресата. А во-вторых, если человек не работает в это время, то письмо с рабочими задачами может отвлечь его от личных дел.

Какие профессии популярны во время карантина и сколько можно заработать – смотрите видео:

7. Поясните все вложения в письме

Если вы отправляете в письме вложенные документы, фотографии или другие важные дополнения к текстовому сообщению, необходимо пояснить, что это и для чего нужно.

8. Выберите читабельный шрифт

В письме шрифт текста должен быть однообразным и хорошо читаться. В противном случае, кроме визуального негативного эффекта, вы получите еще и непонятный текст. Поэтому эксперименты с разнообразными шрифтами, цветами и размерами оставьте лучше для личной переписки.

9. Внимательно перечитайте письмо перед отправкой

Очень простое правило, но оно должно выполняться в обязательном порядке. Иначе ошибок, например, из-за автозамены или из-за того, что вы на кого-то и что-то отвлеклись – не избежать.

10. Отвечайте на письма

Чтобы поддерживать нормальное общение с коллегами, начальством и партнерами, важно обязательно давать ответ на письма. Это может быть не молниеносный ответ, но и не затягивайте – максимум два дня. Иначе это выглядит, как плохой тон. Тут также важно учитывать важность обсуждаемого дела и его срочность.

Если письмо прочитали, но для ответа нужно провести какие-то исследования или другие действия – лучше отреагируйте сразу, что сможете дать полный ответ через определенное время.